Ma vie de syndic en cette mi-février

Mi-février, déjà.. mais alors que font les gestionnaires d’immeubles en cette période ? Hé bien nous nous lançons dans la course infernale qui va nous tenir jusqu’en juin, date fatidique de la saison de clôture de bien des assemblées générales pour les immeubles  – les plus nombreux – dont l’exercice comptable s’arrête au 31 décembre.

Comment s’organise -t on ? En premier lieu, nous devons ordonnancer nos assemblées et fixer les dates. Dans un souci d’ordre pratique, j’avoue commencer par tenir les assemblées les plus faciles – immeubles au faible nombre de lots, ou bien à l’ordre du jour relativement court – et ce dès la mi-mars. Les résidences plus “robustes” seront placées en mai et juin, de manière à avoir eu le temps de recevoir la plupart des devis souhaités. Cependant certaines copropriétés peuvent exiger la tenue d’une assemblée à une date plus proche ; il faut alors savoir s’adapter.

Il m’arrive certaines années de devoir tenir jusqu’à 5 assemblées par semaine, et plusieurs dans la journée (2 maximum tout de même !..). Ne dit-on pas que la qualité première d’un gestionnaire est de savoir s’organiser  ? Le calcul est vite fait : sur une moyenne d’un portefeuille de 40 immeubles, un gestionnaire doit tenir à minima 40 assemblées par an – sans compter les assemblées spéciales – plus les conseils syndicaux. Disons qu’en moyenne, cela représente environ 60 soirées par années, sur les 38 semaines dites “ouvrées” qui nous sont possibles (en période de vacances scolaires, il est inutile d’espérer pourvoir réunir les copropriétaires…), soit sur 190 jours. Et 60 soirs sur 190 jours, cela signifie en moyenne un soir sur trois.

Il faut aussi rappeler qu’en journée, un gestionnaire ne reste pas nécessairement à son bureau, mais  visite ses immeubles, assiste à une expertise judiciaire,  se rend à ses visites programmées de  chantier ou aux expertises en dégât des eaux. Les journées sont donc bien remplies, il ne reste bien souvent que la fin de journée pour travailler sereinement et préparer LESs dossiers sans avoir à gérer les appels téléphoniques ou répondre aux dizaines de mails qui s’accumulent dans la boite de réception.

Les vacances scolaires sont à la fois des périodes calmes et donc ressourçantes, mais aussi des moments de retard dans les dossiers ; bien des entreprises ferment et ne répondent plus à nos demandes de devis ou d’intervention. La pire période est celle estivale ; la fuite du 15 aout est plus que redoutée…

La préparation des assemblées générales est contraignante : nous établissons les budgets, les comptes rendus de gestion annuels, nous préparons avec nos conseils syndicaux le planning de l’année à venir, les travaux d’entretien, les travaux plus lourds (ravalement, couverture..), les urgences. A l’assemblée générale que nous convoquerons, nous savons que nous allons être jugés sur nos actions passées, tandis que nous devons aussi penser à l’année future et à la conservation patrimoniale de nos immeubles.

Voici en quelques mots notre activité pour les mois à venir : soyez donc indulgents avec vos syndics pour les 4 prochains mois qui viendront, nous sommes à pied d’œuvre !! 😀

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