La liste minimale des documents devant être placés sur l’intranet du syndic

L’intranet est un espace sécurisé obligatoire pour les syndics depuis le 1er janvier 2015, à moins que l’assemblée générale n’y ait renoncé par vote exprimé. Cependant, les documents déposés sur cet espace pouvaient varier d’un syndic à l’autre, les mieux lotis étant les sociétés de syndic de grande taille, ceux plus modestes n’ayant pas nécessairement encore une plate-forme qui y convienne.

Afin d’unifier les documents accessibles aux copropriétaires, la loi ELAN a publié par décret n°2019-502 du 23 mai 2019 la liste minimale des documents devant être dématérialisés :

1° Le règlement de copropriété, l’état descriptif de division ainsi que les actes les modifiant, s’ils ont été publiés ;
2° La dernière fiche synthétique de la copropriété réalisée par le syndic en application de l’article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965 ;
3° Le carnet d’entretien de l’immeuble ;
4° Les diagnostics techniques relatifs aux parties communes de l’immeuble en cours de validité ;
5° Les contrats d’assurance de l’immeuble conclus par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires en cours de validité ;
6° L’ensemble des contrats et marchés en cours signés par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires, à l’exclusion des contrats de travail des préposés du syndicat ;
7° Les contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs en cours ;
8° Les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales et, le cas échéant, les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées ;
9° Le contrat de syndic en cours.

Cette mise en ligne sera obligatoire à compter du 1er juillet 2020.

Le décret prévoit aussi la mise à disposition de documents relatifs aux lots des copropriétaires, il s’agit :

1° Le compte individuel du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l’assemblée générale
annuelle ;
2° Le montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget prévisionnel, des deux derniers exercices comptables clos, payées par le copropriétaire ;
3° Lorsque le syndicat des copropriétaires dispose d’un fonds de travaux, le montant de la part du fonds de travaux.

Ambition écologique, le papier est en train de disparaitre de la plupart des sociétés de services. Ce qui sous-entend la nécessité de s’adapter rapidement, de s’informatiser rapidement, et de réduire davantage une empreinte carbone encore trop élevée. Pour ceux qui ont déjà visité un cabinet de syndic, le nombre de dossiers et de boites de rangement pouvait apparaitre rédhibitoire. Dans les entreprises, un coup d’accélération a été donné ces dernières années, avec cette prise de conscience d’une pollution excessive. Il s’agit d’un changement de nos habitudes, mais un indispensable pour l’avenir.   CB

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